Tilitoimisto vaihtoon jos se ei suostu harkitsemaan sähköisiä järjestelmiä Taloushallintoliitosta neuvotaan.
Taloushallinnon sähköistämisellä voi säästää kuukaudessa useita tunteja työaikaa sanoo Taloushallintoliiton puheenjohtaja Vuokko Mäkinen.
– Mutta sitäkin tärkeämpää on se että olet koko ajan tasalla. Pystyt reaaliaikaisesti seuraamaan saatavien velkojen ja pankkitilien tilannetta Mäkinen vinkkaa Yrittäjäsanomille.
Finanssialan Keskusliiton ja Elinkeinoelämän keskusliiton tekemän kyselyn mukaan noin 70 prosenttia pk-yrityksistä on ottanut käyttöönsä sähköisen laskutuksen. Mikroyritysten ammatinharjoittajien ja toiminimien kohdalla osuus ei ole vielä näin suuri.
– Pitäisi saada yhä useampi käyttämään niitä koska se tuo tehokkuutta ja vähentää virheitä. Laskun sisältö voidaan kokonaisuudessaan lukea suoraan tietojärjestelmään eikä tietoja tarvitse käsin tallentaa Mäkinen sanoo.
Vuokko Mäkinen antaa viisi vinkkiä taloushallinnon sähköistykseen:
1. Laskuta itse sähköisesti
Tee myyntilaskut laskutusohjelmalla ja lähetä verkkolaskuina. Työaikaa ei enää tuhraudu tulostukseen ja postitukseen. Sähköinen laskutus nopeuttaa myös rahaliikennettä. Internetistä löytyy useita edullisia vaihtoehtoja pilvipalveluna toimiviin laskutusohjelmiin jotka tukevat myös verkkolaskutusta. Sopiva ohjelma voi löytyä myös oman tilitoimiston kautta.
2. Vaadi muilta sähköisiä laskuja
Aikaa ei enää mene paperisten laskujen pyörittämiseen lajitteluun mapittamiseen tai skannaukseen kun laskut tulevat suoraan hyväksymisjärjestelmään tarkastettavaksesi. Hyväksymisesi jälkeen lasku voidaan maksaa pankkiohjelmalla ja sekä lasku että maksu ovat samalla valmista kirjanpitoaineistoa.
3. Vaadi tilitoimistolta sähköistä palvelua
Suurin osa yrityksen raportoinnista perustuu kirjanpitotiedon hyödyntämiseen. Suurin osa tilitoimistoista käyttää jo sähköisiä järjestelmiä mutta ellei sellaisia ole saatavilla eikä tilitoimisto suostu niitä harkitsemaan kannattaa harkita tilitoimiston vaihtoa.
4. Sähköinen arkisto helpottaa arkea
Sähköinen taloushallinto luo sähköistä arkistoa joka on paperista arkistoa helpompi pitää järjestyksessä. Sähköinen arkisto ei vie hyllytilaa ja tarvittava tieto löytyy sieltä nopeammin ja luotettavammin. Kirjanpitoaineisto tulee olla saatavilla vähintään kuusi vuotta tilikauden päättymisestä ja tilinpäätöstiedot kymmenen vuotta.
5. Erilainen raportointi helpottuu
Sähköisestä taloushallinnosta hyötyvät esimerkiksi rakentamispalveluja käyttävät yritykset jotka joutuvat raportoimaan Verohallinnolle alihankintasopimuksiin kirjatut urakkahinnat ja toteutuneen urakkalaskutuksen. On hyvä muistaa että jokainen yritys joka ostaa rakentamispalvelua on raportointivelvollinen jos tilauksen määrä ylittää 15 000 euroa.
Katri Simola